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Polonia, cambiamenti nelle regole fiscali e contabili Standard Audit File (SAT) – IC & Partners
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Polonia, cambiamenti nelle regole fiscali e contabili Standard Audit File (SAT)

Standard Audit File

Dalla nostra sede IC&Partners Poland

Il Senato polacco ha approvato la legge che introduce l’obbligo per le imprese che operano in Polonia di implementare un nuovo sistema di controllo denominato SAF-T (Standard Audit File for Tax), o in polacco JPK (Jednolity Plik Kontrolny), il quale segna una svolta epocale nell’approccio alla lotta all’evasione, in quanto consente alle autorità fiscali di poter effettuare controlli mirati, online ed in tempo reale.

 

Nello specifico la nuova legge prevede un duplice obbligo:

  1. l’invio alle autorità fiscali con cadenza mensile (entro il 25 del mese successivo) dei registri IVA in un formato elettronico standardizzato, approvato dal Ministero delle Finanze;
  2. la presentazione su richiesta delle autorità fiscali di un “file unico di controllo” nello stesso formato elettronico di cui al punto 1. Trattasi di un file, in cui devono essere memorizzati una serie di dati riguardanti i libri contabili, gli estratti bancari, il magazzino, i registri IVA d’acquisto e vendita, le fatture fiscali, i libri fiscali delle entrate e delle uscite e i registri delle entrate dell’azienda.

 

L’obbligo riguarda anche le imprese estere registrate in Polonia solo ai fini IVA e quelle che operano in Polonia in forma di branch. In questo caso, per la verifica dei requisiti dimensionali, è necessario fare riferimento all’attività svolta dall’impresa nel suo complesso e non solo a quella svolta in Polonia.

 

La nuova normativa, già in essere dallo scorso esercizio per le grandi imprese e per le piccole/medie per l’invio dei registri IVA con cadenza mensile, entrerà in vigore anche per tutti gli altri tipi di imprese con le seguenti scadenze:

  • per le piccole – medie imprese:
    • 1 luglio 2018 – per la presentazione degli altri file su richiesta;
  • per le microimprese:
    • 1 gennaio 2018 – per l’invio dei registri IVA con cadenza mensile;
    • 1 luglio 2018 – per la presentazione degli altri file su richiesta.

 

Tale distinzione tra diverse categorie d’imprese è disciplinata dalla legislazione Polacca nei seguenti modi:

  • grandi imprese: si intendono quelle che in almeno uno degli ultimi due esercizi sociali hanno avuto in media almeno 250 dipendenti all’anno, oppure alternativamente quelle che hanno realizzato un fatturato annuale netto superiore a 50 milioni di euro e un totale dell’attivo superiore a 43 milioni di euro;
  • medie imprese: si intendono quelle che in almeno uno degli ultimi due esercizi sociali hanno avuto in media meno di 250 dipendenti all’anno e che allo stesso tempo hanno realizzato un fatturato annuale netto inferiore a 50 milioni di euro o un totale dell’attivo inferiore a 43 milioni di euro;
  • piccole imprese: si intendono quelle che in almeno uno degli ultimi due esercizi hanno avuto in media meno di 50 dipendenti all’anno e che allo stesso tempo hanno realizzato un fatturato annuale netto inferiore a 10 milioni di euro o un totale dell’attivo inferiore a 10 milioni di euro;
  • micro imprese: si intendono quelle che in almeno uno degli ultimi due esercizi hanno avuto in media meno di 10 dipendenti all’anno e che allo stesso tempo hanno realizzato un fatturato annuale netto inferiore a 2 milioni di euro o un totale dell’attivo inferiore a 2 milioni di euro;

In caso di mancata consegna dei dati richiesti o in caso di trasmissione di dati incompleti od erronei possono essere applicate delle sanzioni piuttosto pesanti. Queste infatti possono variare da PLN 616,70 (circa € 150) a PLN 17.760.000 (circa € 4.420.000).

 

In questo nuovo scenario delineato dalla normativa diventa fondamentale assicurare che:

  • tutti i programmi gestionali utilizzati (software contabili, di magazzino, CRM) siano coerenti con quanto richiesto dalla normativa;
  • tutti i registri contabili e fiscali siano correttamente tenuti;
  • tutta la documentazione a supporto (fatture, estratti bancari, altri giustificativi) sia corretta e completa.

A tal proposito è poi importante sottolineare l’esistenza di alcune pratiche piuttosto diffuse nella gestione amministrativa delle aziende che possono rappresentare un “segnale spia” per le autorità fiscali, quali ad esempio:

  • incompleta indicazione dei dati della fattura pagata (numero, data) nelle causali di pagamento;
  • utilizzo di una lingua diversa rispetto a quella polacca nelle causali di pagamento;
  • errata emissione delle fatture attive: la normativa vigente impone l’obbligo di emettere le fatture di vendita entro e non oltre il 15 del mese successivo rispetto al giorno in cui il servizio è stato effettuato o la merce consegnata;
  • utilizzo di alcune causali di bonifico, quali: prestito, finanziamento, donazione, omaggio, premio.

Diventa quindi a nostro avviso importante porre molta attenzione su tali pratiche, facendo verifiche più approfondite di quelle fatte solitamente fino ad ora.

IC&Partners Poland è in grado di eseguire un audit personalizzato dei documenti contabili e fiscali finalizzato all’individuazione dei punti di maggior criticità e alla definizione delle azioni correttive per il futuro.

Vi invitiamo pertanto a contattarci all’indirizzo info@icpartnerswarsaw.pl per un’analisi preliminare.

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