L’importanza dei timbri in Cina

Dalla sede IC&Partners Asia

Una differenza importante tra la Cina ed i Paesi occidentali è il ruolo dei timbri – in Cina, spesso chiamati chop: mentre in Occidente la firma del rappresentante legale e’ lo strumento con cui si può confermare la decisione di una società, convalidare un documento e vincolare l’azienda in un rapporto contrattuale, in Cina il timbro (fin dai tempi dell’impero) ha avuto funzioni analoghe a quelle svolte dalla firma nelle organizzazioni occidentali.

 

Tutte le società legalmente costituite in Cina sono tenute ad avere un timbro societario ufficiale, che ha una forma rotonda e riporta il nome ufficiale della società. Il timbro societario è richiesto su quasi tutti i documenti ufficiali e qualsiasi contratto che ha il timbro societario è vincolante per la società, a prescindere da chi abbia apposto il timbro sul contratto e firmato per conto della società.

 

Il locale Dipartimento di Pubblica Sicurezza emette il timbro ufficiale della società a seguito della registrazione della società presso l’Amministrazione per l’Industria e il Commercio (AIC) e conserva una copia del timbro societario per verificare l’autenticità  in caso di controversia o di sospetta frode.

 

Una società che ha stipulato un contratto con una società cinese, al fine di far valere in giudizio questo contratto, deve dimostrare che il timbro apposto sul contratto è realmente il timbro societario della controparte: quindi, e’ estremamente importante verificare che il timbro sul contratto sia il timbro ufficiale della società cinese e che ci sia corrispondenza con il nome della società riportato nella sua business license.

 

Il timbro del Rappresentante Legale è necessario per alcuni documenti, in particolare quando occorre sottoscrivere domande per licenze, certificati fiscali e documenti bancari. Questo timbro ha una forma quadrata e riproduce il nome del Rappresentante Legale della società – ogni società cinese ha un solo Rappresentante Legale, che è ufficialmente indicato come tale nella business license della società.

 

Il timbro finanziario e’ utilizzato per le transazioni della società, quali il prelievo di contanti, per gli assegni bancari e per i bonifici. L’utilizzo ed il controllo di questo timbro è di norma delegato al responsabile finanziario della società e dovrebbe essere custodito separatamente dagli altri timbri. La banca presso cui e’ aperto il conto della società conserva una copia del timbro finanziario per poter effettuare verifiche.

 

Inoltre, e’ possibile avere specifici timbri utilizzabili, in sostituzione del timbro societario ufficiale, per stipulare determinati contratti: per esempio, la società può avere un determinato timbro per i contratti di vendita e delegare l’uso di questo timbro al responsabile delle vendite; ma può anche avere altri timbri per altre tipologie contrattuali, utilizzati da manager che occupano posizioni diverse.

 

Il timbro per le risorse umane può essere utilizzato per documenti relativi alla gestione del personale, in particolare per i contratti di lavoro, nonché per note e regolamenti interni emanati dal dipartimento Risorse Umane.

 

Inoltre, esiste un timbro specifico per timbrare le fatture emesse dalla società ed un timbro da utilizzare per la documentazione da sottoporre alle autorità fiscali.

 

Colui che ha la disponibilità del timbro societario ufficiale ha il potere di vincolare legalmente la società: infatti, un soggetto terzo potrà sempre presumere che il documento che riporta il timbro societario è stato legittimamente autorizzato dagli Amministratori della società.

 

Salvo il caso in cui sia possibile provare che il terzo sapeva che la persona che utilizzava il timbro non era autorizzato a farlo, il timbro societario apposto sul documento crea una responsabilità diretta sulla società nei confronti del terzo.

 

Quindi e’ opportuno che una società cinese crei un regolamento interno per disciplinare e controllare l’uso dei timbri, con relative sanzioni in caso di uso improprio o abuso nell’utilizzo dei timbri.

 

Ad esempio, il regolamento interno può vietare ad un responsabile vendite di timbrare contratti di valore al di sopra di un certo limite; se il responsabile vendite utilizza il timbro oltre questo limite senza l’approvazione preventiva da parte del Legale Rappresentante o del General Manager della società, dovrà rispondere degli eventuali danni che derivano dalla stipulazione non autorizzata dei contratti; in caso di controversia, la società sarà comunque vincolata e responsabile nei confronti del terzo, ma potrà, a sua volta, rivalersi nei confronti del responsabile vendite.

 

Un Legale Rappresentante o un General Manager di nuova nomina dovrebbe fare, per prima cosa, una verifica attenta di tutti i timbri di cui dispone la società, registrare i nomi delle persone ai quali sono affidati, dove e come sono custoditi e conservare una copia di ciascun timbro; a seguito di questa verifica, dovrebbe emanare un regolamento interno per disciplinare l’utilizzo e la custodia di ciascun timbro.